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Februar 2019 - Elektronische Krankenakte (eKA)

Unsere Klinik arbeitet kontinuierlich an der Optimierung der elektronischen Krankenakte.

Update zur elektronischen Krankenakte (eKA) 2019

Seit 2010 läuft im ZfsG die Umstellung der Dokumentation von der Papier- auf die elektronische Krankenakte. Ein großer Vorteil: diese ist im Patientenverwaltungssystem ORBIS integriert. Dem Ziel einer vollständigen papierlosen Dokumentation sind wir mittlerweile ein riesiges Stück nähergekommen.

Die eKA als Chance

In vielen Kliniken des Universitätsklinikums wird noch vorrangig in einer Papierakte dokumentiert, die mit wenig Aufwand erstellt werden kann und geringe technische Kenntnisse voraussetzt. In Hinblick auf die Patientenversorgung müssen jedoch etliche Abstriche gemacht werden: findet eine Behandlung an verschiedenen Orten statt, sind – trotz aller Bemühungen um optimale Arbeitsabläufe – nicht immer zu jeder Zeit alle relevanten Informationen verfügbar. Das ist jedoch wichtig, wenn es z. B. einen Wechsel zwischen stationärem und ambulantem Bereich gibt oder Patienten zwischen Kliniken innerhalb des Universitätsklinikums verlegt werden. In solchen Fällen müssen die Informationen dank der neuen eKA nicht mehrfach erhoben oder verschriftlicht werden. Das spart Zeit sowie Papier und es bleiben mehr Kapazitäten für die Arbeit mit dem Patienten. Informationsverlust wird minimiert und die höhere Transparenz verringert die Wahrscheinlichkeit von Behandlungsfehlern.

Neben der permanent gewährleisteten Verfügbarkeit der Informationen und einer qualitativen Verbesserung der erhobenen Daten, ermöglicht das systemseitig integrierte Kategoriensystem eine exaktere Dokumentation und ein erleichtertes Auffinden von Informationen. Dies erleichtert bspw. Dienstwechsel, da die KollegInnen sich einen schnellen und dennoch umfassenden Überblick zum Patienten verschaffen können.

Regelmäßige, z. T. automatisierte Datensicherung sichern gegen Datenverluste, die Suche nach Akten oder Aktenteilen entfällt. Das Transaktionsprotokoll von ORBIS ermöglicht das Nachvollziehen der jeweiligen Bearbeiter sowie deren Arbeit in der Akte. Damit wird die Sicherheit und Transparenz der Behandlungsdokumentation weiter erhöht. Auch bei der Vernetzung von Forschung und Versorgung ist die elektronische Krankenakte eine Hilfe. Durch die systematische Datenerfassung kann unter Umständen mit wenigen Klicks festgestellt werden, ob ein Patient für ein Forschungsprojekt als Proband in Frage kommt.

Darüber hinaus ist es möglich, Informationen an verschiedene Formulare zu melden und am Ende sogar direkt in den Arztbrief/die Epikrise einzufügen (z. B. Patientendaten aus dem Aufnahmeformular). Dadurch werden redundante Dateneingaben und damit verbunden auch mögliche Übertragungsfehler minimiert. Für die mobile Dokumentation sind in allen Abteilungen der KJP Tablet-PCs und Laptops im Einsatz, auf denen eine Gesprächsdokumentation möglich ist. In 2018 wurden erneut weitere Tablets für unsere Therapeuten angeschafft. Über speziell angepasste Anamneseformulare lassen sich die wichtigsten Informationen schnell eingeben. Notizen sind handschriftlich mit Stifteingabe auf dem Touchscreen möglich.
Durch die direkte digitale Eingabe werden zusätzliche Scanprozesse im Arbeitsablauf vermieden und Informationen sind sofort verfügbar. Darüber hinaus nutzt die KJP als einzige Klinik in Deutschland seit Sommer 2016 die technische Möglichkeit der elektronischen Unterschrift. Die Tablet-Computer bieten gegenüber Desktop-Computern oder Laptops die Chance, dass sie unauffälliger genutzt werden können und es zu einer minimalen Beeinträchtigung der Gesprächssituation zwischen Therapeuten und Patienten kommt. Dies ist vor allem in den „sprechenden Fächern“ der Medizin von entscheidender Bedeutung.

Ein Blick in die Zukunft

Im ZfsG sind die Vorzüge der elektronischen Krankenakte nur noch schwer wegzudenken. Viele Informationen müssen nicht mühsam und aufwendig in Papierakten gesucht oder bei den Kollegen erfragt werden – ein Blick in die eKA genügt. Nach Einführung der eKA müssen zwar immer noch Details verbessert und den Bedürfnissen des Klinikalltags angepasst werden. Als nächster großer Schritt wurde 2017 neben Anpassungen der aktuellen Integration neuer Formulare auch das neue Modul Synopsis zur Optimierung der Gestaltung des virtuellen Arbeitsplatzes, welches den Therapeuten hilft, noch schneller wichtige Informationen in der Krankengeschichte zu finden, eingeführt.

In 2019 baut die KJP die Arbeit mit der elektronischen Krankenakte weiter aus. Im Zuge dessen stellt unsere Klinik im Februar 2019 auf ein neues Programm für die Dokumentation der Gespräche zwischen Patienten und Therapeuten um. Dies erleichtert den koordinativen und organisatorischen Alltag in Diagnostik und Therapie unserer Patienten noch weiter und schont zudem die Umwelt.

So wurde ein weiterer Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung der Krankenakte vollzogen.

Vorläufiges Fazit: 

Trotz anfänglicher Skepsis und auch Sorge ein voller Erfolg!